Contexte

L’ISAE-SUPAERO, établissement public d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, a pour mission de former des ingénieurs à fort potentiel, futurs leaders de l’industrie aérospatiale et plus largement du monde de demain, en soutien à la souveraineté française et européenne. Leader mondial de la formation supérieure à l’ingénierie aérospatiale, il s’appuie sur trois piliers : formation, recherche, innovation.

Au sein des services du Secrétariat général, le service des sécurités des biens et des personnes, de la défense et de la sécurité des systèmes d’information, de l’accueil et de la sûreté (service SECU) est piloté par un chef de service.

Ce cadre sera particulièrement chargé de conseiller la Direction générale de l’institut et le Secrétaire général pour toutes les questions liées à la gestion des risques de son périmètre d’activités.

Le (la) chef de service pilotera en particulier plusieurs volets sécuritaires :

– La sécurité incendie,

– La sûreté,

– L’accueil physique et téléphonique de l’Institut.

Il/elle développera notamment dans sa fonction d’officier de sécurité (pour cela, il/elle sera obligatoirement habilité(e) au « très secret »), sous la responsabilité directe du la Direction générale : 

– La sécurité de défense (protection du patrimoine scientifique et technique PPST, plan particulier de mise en sûreté PPMS, …),

– La gestion de crise et la continuité d’activités,

– L’accompagnement de la mission de sécurité des systèmes d’information avec l’Officier de sécurité des systèmes d’information (OSSI) placé hiérarchiquement dans son service (mais fonctionnellement auprès du Directeur général de l’Institut)

Il/elle assurera la gestion du domaine assurantiel (pour tout type d’assurance) pour l’ensemble des personnes, des biens ou des activités de l’Institut et sera (en complément de l’OSSI) l’interlocuteur privilégié du délégué à la protection des données (DPO) pour le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

 Il/elle s’impliquera également, au titre de ses compétences sécuritaires, dans d’autres activités de l’école telles que :

– La mise en place de formations et d’actions de sensibilisation aux risques festifs à l’intention des responsables d’associations et clubs étudiants (en coordination avec les services intervenants).

– Le conseil sécuritaire des élèves dans des activités périscolaires et toute autre activité liée à la conduite d’événements sur le campus impliquant des personnels, apprenants ou autres usagers du campus.

Il/elle travaillera, en collaboration avec l’ensemble des directions, services et départements du l’Institut, notamment avec le service des achats pour la mise en en place et suivi des marchés, le service financier (gestion et suivi des budgets), le service Immobilier/Soutien (IS) pour la maintenance des matériels de sécurité, le service campus et vie étudiante (CVE) pour l’encadrement des évènements et le service systèmes d’information (SI) pour la sécurité informatique.

Il/Elle assurera des astreintes afin de pouvoir répondre aux nécessités sécuritaires hors heures ouvrées.

Activités attachées au poste

Animer le service et ses activités, manager son personnel (service composé de 3 personnels niveau 1 dont 1 apprenti, et 1 personnel niveau 3)

Concevoir, proposer et mettre en œuvre les dispositifs et procédures participant à la sécurité et la sûreté du site, y compris contrôles réglementaires :

– Veille règlementaire

Assurer les responsabilités techniques dans les processus de mise en concurrence, contractualisation et suivi des marchés de prestations de son domaine de responsabilité :

– Rédaction des cahiers des charges et CCTP

Développer et formaliser les relations de l’institut avec les organismes extérieurs du domaine sécuritaire (DRSD, DGSI, PN, Commission de sécurité, autres …) :

– Rédaction des cahiers des charges et CCTP

Développer et formaliser les relations de l’institut avec les organismes extérieurs du domaine sécuritaire (DRSD, DGSI, PN, Commission de sécurité, autres …) :

– Préparation et organisation de réunions thématiques

Contribuer aux formations et actions de sensibilisation aux risques festifs à l’intention des responsables d’associations et des étudiants :

– Coordination avec les services intervenants, animation

Organiser et encadrer le bureau de sécurité / pôle sécurité défense :

– Formation des agents du bureau de sécurité (SOPHIA, procédures …)

Élaborer et administrer les règles du contrôle d’accès sur les sites de l’école :

– Poursuivre l’évolution des systèmes

Développer la politique de protection du potentiel scientifique et technique (PPST) de l’institut :

– Sensibiliser les acteurs de la recherche sur la PPST

Mettre en œuvre une gestion de crise et de continuité des activités :

– Rédiger les procédures, les tester et procéder à l’amélioration continue. Sensibiliser et former le personnel et les apprenants

Accompagner la sécurité des systèmes d’information (dont relations avec le DPO) :

– Suivre les actions menées par l’OSSI, placé au sein du service, et le suppléer

Assurer la fonction d’Inspecteur Santé/sécurité au travail (ISST) :

– Veiller au respect de la règlementation en la matière par tous les acteurs, dont la Formation Spécialisée

Assure la gestion du domaine assurantiel:

– Rédiger le cahier des charges pour tous les marchés d’assurance (6), initier et assurer le suivi des dossiers 

Spécificités du poste

Habilitation au « très secret »

CONTEXTE

L’institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.

Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique. À ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

L’Institut dispose, pour mener à bien ses missions, d’un patrimoine immobilier d’environ 40 000 m² (hors résidences étudiantes), dont il assure l’exploitation, la maintenance et la pérennité. Il exerce également la maîtrise d’ouvrage pour l’ensemble des opérations d’amélioration, de rénovation ou de développement immobilier.

Le/la Chargé(e) d’exploitation maintenance électrique CFo exerce ses fonctions au sein du Pôle Projets et Exploitation, rattaché au service Immobilier et Soutien.

Le service Immobilier et Soutien, rattaché au Secrétariat Général, est en charge : 
– de la connaissance du patrimoine et du pilotage de l’ensemble des travaux et opérations de maintenance programmés sur celui-ci ;

-de l’ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l’établissement. 

DESCRIPTION DU POSTE

Le/la Chargé(e) d’exploitation maintenance électrique CFo assure la gestion technique, la maintenance et la conformité des installations électriques de l’institut : 
– réseau HT : 1 poste de livraison et 8 postes de transformation, 
– réseau BT : distribution d’énergie, éclairage de sécurité, panneaux photovoltaïques, bornes IRVE, centrales de comptage, éclairage public, etc…
– réseau HQ : distribution et production via onduleurs, 
– équipements divers : ponts roulants, potences, etc…

Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer notamment en fonction du plan de charge du service. 

Missions principales :
1/ Pilotage de la maintenance et des travaux
• Piloter les contrats de maintenance et de travaux liés aux installations électriques  HT/BT
• Encadrer les prestataires et garantir la bonne exécution des prestations.
• Planifier et superviser la maintenance des équipements
• Suivre les interventions via la GMAO.
• Contribuer à l’élaboration des budgets de maintenance et de travaux électriques.
• Assurer la passation et le suivi technique et financier des marchés publics (rédaction des pièces techniques, analyse des offres).
2/ Connaissance et conformité du patrimoine
• Conduire ou suivre les études, programmes et travaux dans le domaine électrique.
• Piloter et suivre le plan d’actions GER (Gros Entretien et Renouvellement) dans le domaine électrique.
• Planifier et suivre les levées de réserves électriques issues des contrôles techniques et commissions de sécurité (en lien avec le chargé d’exploitation Cfa-Sécurité/Sûreté).
• Contribuer aux démarches de performance énergétique et de développement durable.
• Tenir à jour les plans, schémas électriques, DOE et référencer les équipements dans la GMAO.
• Participer aux commissions de sécurité.
• Rédiger ou actualiser les fiches de standards techniques des équipements et installations électriques.
• Apporter une expertise technique aux Chargés de Projets immobiliers, sur les opérations de travaux à toutes les phases du projet (conception, réalisation, réception)
• Assurer une veille réglementaire et technique.

Missions secondaires :
• Assurer le suivi des demandes pour l’organisation d’événements sur la partie électrique (mise à disposition de matériels, inventaires, études d’installations provisoires…)
• Assurer la suppléance d’un autre chargé d’exploitation en cas d’absence (CVC, CFA – Sécurité/Sûreté) .
• Suivre les demandes d’intervention de travaux de second œuvre (maintenance des stores, BSO, etc.) : demande de devis aux prestataires et suivi des travaux
• Contribuer aux autres activités et missions du pôle et du service

> HABILITATIONS HT/BT (HC,BC à minima) OBLIGATOIRES

Poste basé à Toulouse, sur le campus de l’ISAE-Supaero
Des astreintes techniques peuvent être assurées en rotation au sein de l’équipe.

Description employeur :

L’institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.
Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.
Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique. À ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

Service de rattachement :

Le service Immobilier et Soutien (IS), rattaché au Secrétariat Général, est en charge : 
– de la connaissance du patrimoine et du pilotage de l’ensemble des travaux et opérations de maintenance programmées sur celui-ci;
– de l’ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l’établissement. 

Le service IS est composé de 25 personnes, réparties de la manière suivante : 
– chef.fe de service et chef.fe de service adjoint.e 
– la cellule Pilotage Expertise et Support (6 personnes – sous responsabilité du/de la chef.fe de service adjoint.e)
– le pôle Logistique et Service (8 personnes dont un.e responsable de pôle)
– le pôle Projets et Exploitation (9 personnes dont un.e responsable de pôle) 

L’institut dispose d’un patrimoine immobilier d’environ 40 000m2 (hors résidences étudiantes ) dont il assure l’exploitation, la maintenance et la pérennité. Il exerce également la maîtrise d’ouvrage pour l’ensemble des opérations d’amélioration, de rénovation ou de construction immobilières.

Enjeux du poste

Les enjeux majeurs définis au sein du service Immobilier et Soutien pour ce poste sont : 

1. Piloter et / ou co-construire et déployer la stratégie du service dans les divers domaines d’activités ;
2. Assurer le management hiérarchique et le pilotage opérationnel des activités de la cellule « pilotage expertise et support » qui lui est rattachée et qui a vocation à offrir à l’ensemble du service et à sa direction les outils de pilotage technique, administratif et financier, 
3. Garantir la qualité des expertises techniques, financières et réglementaires en support du service (dans ses domaines d’activité)
4. Assurer les relations en interfaces avec les services collaborateurs / partenaires (principalement Affaires Financières, Service facturier, Service Achats, Service Informatique) afin de consolider les modes de fonctionnement notamment en mode projet 
5. Construire une relation de travail en binôme avec la cheffe de service, équilibrée et agile, fondée sur la confiance mutuelle, la transparence et l’efficacité pour garantir le bon fonctionnement du service, en lien étroit avec les deux autres managers (cheffe de pôle Logistique et Service et Cheffe de pôle Projets et Exploitation).

Missions : 
Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer notamment en fonction du plan de charge du service. De même, la répartition des missions et responsabilités entre cheffe de service et adjoint.e pourra être adaptée en fonction des compétences de.de la candidat.e dans le cadre d’un dialogue régulier.  

Missions principales

1 / Pilotage stratégique

– Piloter et/ou contribuer aux actions visant à la définition puis la mise en œuvre et la mise en cohérence de la stratégie d’ensemble du service ( notamment des volets immobiliers, logistiques/services, développement durable, Système d’Information du Patrimoine Immobilier (SIPI), financier)
– Piloter l’élaboration des outils de pilotage et leur suivi(tableaux de bord et indicateurs) pour éclairer la prise de décision et contribuer à la qualité des actions menées par le service 

– Piloter et animer les comités de son ressort (notamment comité casernement, dialogue de gestion, performances énergétiques, comité infrastructures…) 
– Identifier et anticiper les risques (juridiques, techniques, financiers) dans le domaine d’activités et proposer des solutions en mode collaboratif 
Sur l’ensemble de ces sujets, la réflexion et le pilotage seront menés en binôme avec la cheffe de service

2/ Management de la « cellule Pilotage Expertise et Support » et la coordination des activités

– Manager une équipe pluridisciplinaire: accompagner au maintien et/ou développement des compétences, fédérer 
– Assurer un climat de travail stimulant pour chacun.e
– Garantir un niveau optimal d’information et d’échanges au sein de l’équipe, en interne au service IS et avec les autres services 
– Assurer la coordination des activités de la cellule et le travail en mode en projet avec les autres pôles du service et/ou autres services de l’établissement 
– S’assurer du bon déroulement des missions de la cellule et piloter les processus clés : 
o Pilotage et suivi budgétaire et administratif (marchés, juridique, conventions…) 
o Connaissance du patrimoine (technique, réglementaire, juridique, financière, énergétique et environnementale) , notamment via le SIPI et la gestion documentaire ;
o Connaissance fonctionnelle et d’occupation ( pilotage du « casernement » et suivi de l’occupation des locaux )
o Suivi des tickets et des interventions de premier diagnostic ;
o Élaboration de la stratégie immobilière et de ses différentes études internes ou externes et élaboration des études de faisabilité
       
3 / Conseil et expertise auprès la direction générale dans les domaines d’activités de la cellule, en lien avec la cheffe de service

– Piloter la définition de la politique immobilière de l’établissement et contribuer à sa mise en œuvre, en mobilisant les compétences et expertises de la cellule et le cas échéant du service : 
o Conduire la réflexion et les études (internes / externes) en matière d’évolution du patrimoine et de politique immobilière ; 
o Conduire ou participer aux études en lien avec la stratégie immobilière, d’exploitation maintenance, de GER et à sa déclinaison 
o Piloter l’élaboration du Schéma Pluriannel de Stratégie Immobilière (PM 2027-2031), le suivi de sa mise en œuvre et ses bilans
– Conduire et /ou contribuer à la réflexion autour de l’élaboration du Contrat d’Objectifs et de Performance de l’établissement puis aux actions permettant sa mise en œuvre (volet immobilier) 
– Être référent.e en termes de gestion du patrimoine pour la Direction de l’établissement et la Direction de l’immobilier de l’Etat (aspects fonciers, fiscaux, lien avec les partenaires extérieurs, réglementation…) 
– Assurer une veille active dans les domaines d’activité de la cellule notamment sur les évolutions législatives, les opportunités de financement …

4/ Contribution en tant qu’adjoint au bon fonctionnement global du service et notamment

– Assurer la suppléance de la cheffe de service en cas de nécessité (responsabilité RH et  responsabilité financière du service (pm 4M€ de fonctionnement et 5M€ d’investissement/an en moyenne))
– Participer à l’amélioration continue des processus, en impliquant l’équipe et les partenaires (process internes au service ou en interfaces avec les autres services de l’établissement) 
– Participer aux différentes instances de l’établissement ou hors établissement dans le domaine d’activités du service, représenter l’établissement et/ou le service le cas échéant.