Projet évènementiel : organisation d’un congrès scientifique international

Type de contrat

Stage

Temps de travail

Temps plein

Rémunération

4,35 euros/h – 35h par semaine

Diplôme

Étudiant Bac +4/5

Expérience

Entre 0 et 2 ans

Fonction

Soutien événementiel

Date limite de candidature

31/01/2026

Offre de stage : projet événementiel

Organisation d’un congrès scientifique international

Contexte du stage

La chaire CASAC, chaire de mécénat avec Dassault Aviation et portée par la Prof. Caroline CHANEL, porte des recherches dans la thématique de la conception centrée sur l’humain de systèmes collaboratifs aéronautiques hétérogènes.

Soutenue par la chaire CASAC, la conférence ICCAS est un forum international bi-annuel qui vise à promouvoir la diffusion et l’échange d’informations scientifiques sur la prochaine génération d’aéronefs civils et militaires. ICCAS émane des volontés communes de Dassault Aviation, de l’ISAE-SUPAERO et de la Fondation ISAE-SUPAERO de fédérer une communauté de chercheurs et d’industriels pour le développement systèmes aériens intégrant la Neuroergonomie et des méthodes avancées de conduite de mission et d’aide à la décision fondées sur l’Intelligence Artificielle.

Description du stage

Après du succès des éditions de 2022 et de 2024, la troisième édition de la conférence ICCAS se tiendra à l’ISAE-SUPAERO du jeudi 11 juin au vendredi 12 juin 2026. Ce projet piloté la Prof. Caroline CHANEL, s’appuiera sur une équipe organisatrice et sur le pôle Évènementiel de l’ISAE-SUPAERO.

Le stagiaire recruté sera hébergé au sein du pôle Évènementiel de l’ISAE-SUPAERO sera en liaison avec Prof. CHANEL et l’équipe organisatrice, et apportera son soutien dans l’organisation de cet événement.

Avant et après l’événement, les missions principales du stage seront :

Aide à la communication de l’événement (création de supports, rédaction de posts, prise en compte d’éléments de langage, en français et surtout en anglais) en lien avec le service Communication de l’ISAE-SUPAERO.
Gestion du site internet : mise en ligne des informations sur le site internet (en anglais) de l’événement, gestion des inscriptions de l’événement.
Aide à la planification et à la logistique des deux jours de conférence (pauses, présentations, table ronde, plan d’implantation, panneaux, posters et stands…) en coordination des actions avec les services logistiques ISAE-SUPAERO et les prestataires extérieurs.
Suivi de budget, réalisation de devis pour les prestations (restauration, publication d’actes, transports, animations pour événement social du jeudi soir, supports de communication), et assistance à la préparation/réalisation des achats, conventions et prestations en lien avec la conférence (prospection, devis comparatifs…).
Organisation et gestion des missions des invités en lien avec le Service Mission de l’ISAE-SUPAERO.
Assistance au bilan et retour d’expérience des participants (mise en place et dépouillement d’un questionnaire en ligne).
Le stagiaire sera l’un des interlocuteurs/interlocutrices privilégiés des participants avant, pendant et même après le congrès, en anglais, proposant au besoin un suivi personnalisé des participants (lettres d’invitation, réponse aux questions, liste des inscrits).
Le stagiaire sera répondre par téléphone et par mail aux différentes demandes d’informations des différentes personnes concernées par cette conférence (participants, prestataires, partenaires, etc.).
Le stagiaire assurera le suivi administratif et financier des dossiers d’inscription, notamment la vérification des paiements en lien avec le Service dédié à l’ISAE-SUPAERO.
Le stagiaire rendra compte régulièrement des avancées.

Pendant l’événement :

Le stagiaire sera présent sur site et contribuera au bon accueil des participants (préparation du matériel, coordination des hôtesses d’accueil, remise des badges, inscriptions sur place, renseignements, etc.) ainsi qu’au cocktail dînatoire du jeudi 11 juin 2026 au soir dans Toulouse.