Chef.fe de service adjoint.e – Service Immobilier et Soutien

Description employeur :

L’institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d’ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.
Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.
Dans le domaine de sa compétence, l’institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d’une politique d’information scientifique et technique. À ce titre, il dispense des formations doctorales. Il exerce ses activités sur les plans national et international.

Service de rattachement :

Le service Immobilier et Soutien (IS), rattaché au Secrétariat Général, est en charge : 
– de la connaissance du patrimoine et du pilotage de l’ensemble des travaux et opérations de maintenance programmées sur celui-ci;
– de l’ensemble des actions en matière de logistique et de services à destination des directions et usagers de l’établissement. 

Le service IS est composé de 25 personnes, réparties de la manière suivante : 
– chef.fe de service et chef.fe de service adjoint.e 
– la cellule Pilotage Expertise et Support (6 personnes – sous responsabilité du/de la chef.fe de service adjoint.e)
– le pôle Logistique et Service (8 personnes dont un.e responsable de pôle)
– le pôle Projets et Exploitation (9 personnes dont un.e responsable de pôle) 

L’institut dispose d’un patrimoine immobilier d’environ 40 000m2 (hors résidences étudiantes ) dont il assure l’exploitation, la maintenance et la pérennité. Il exerce également la maîtrise d’ouvrage pour l’ensemble des opérations d’amélioration, de rénovation ou de construction immobilières.

Enjeux du poste

Les enjeux majeurs définis au sein du service Immobilier et Soutien pour ce poste sont : 

1. Piloter et / ou co-construire et déployer la stratégie du service dans les divers domaines d’activités ;
2. Assurer le management hiérarchique et le pilotage opérationnel des activités de la cellule « pilotage expertise et support » qui lui est rattachée et qui a vocation à offrir à l’ensemble du service et à sa direction les outils de pilotage technique, administratif et financier, 
3. Garantir la qualité des expertises techniques, financières et réglementaires en support du service (dans ses domaines d’activité)
4. Assurer les relations en interfaces avec les services collaborateurs / partenaires (principalement Affaires Financières, Service facturier, Service Achats, Service Informatique) afin de consolider les modes de fonctionnement notamment en mode projet 
5. Construire une relation de travail en binôme avec la cheffe de service, équilibrée et agile, fondée sur la confiance mutuelle, la transparence et l’efficacité pour garantir le bon fonctionnement du service, en lien étroit avec les deux autres managers (cheffe de pôle Logistique et Service et Cheffe de pôle Projets et Exploitation).

Missions : 
Les principales missions, décrites ci-dessous, ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’évoluer notamment en fonction du plan de charge du service. De même, la répartition des missions et responsabilités entre cheffe de service et adjoint.e pourra être adaptée en fonction des compétences de.de la candidat.e dans le cadre d’un dialogue régulier.  

Missions principales

1 / Pilotage stratégique

– Piloter et/ou contribuer aux actions visant à la définition puis la mise en œuvre et la mise en cohérence de la stratégie d’ensemble du service ( notamment des volets immobiliers, logistiques/services, développement durable, Système d’Information du Patrimoine Immobilier (SIPI), financier)
– Piloter l’élaboration des outils de pilotage et leur suivi(tableaux de bord et indicateurs) pour éclairer la prise de décision et contribuer à la qualité des actions menées par le service 

– Piloter et animer les comités de son ressort (notamment comité casernement, dialogue de gestion, performances énergétiques, comité infrastructures…) 
– Identifier et anticiper les risques (juridiques, techniques, financiers) dans le domaine d’activités et proposer des solutions en mode collaboratif 
Sur l’ensemble de ces sujets, la réflexion et le pilotage seront menés en binôme avec la cheffe de service

2/ Management de la « cellule Pilotage Expertise et Support » et la coordination des activités

– Manager une équipe pluridisciplinaire: accompagner au maintien et/ou développement des compétences, fédérer 
– Assurer un climat de travail stimulant pour chacun.e
– Garantir un niveau optimal d’information et d’échanges au sein de l’équipe, en interne au service IS et avec les autres services 
– Assurer la coordination des activités de la cellule et le travail en mode en projet avec les autres pôles du service et/ou autres services de l’établissement 
– S’assurer du bon déroulement des missions de la cellule et piloter les processus clés : 
o Pilotage et suivi budgétaire et administratif (marchés, juridique, conventions…) 
o Connaissance du patrimoine (technique, réglementaire, juridique, financière, énergétique et environnementale) , notamment via le SIPI et la gestion documentaire ;
o Connaissance fonctionnelle et d’occupation ( pilotage du « casernement » et suivi de l’occupation des locaux )
o Suivi des tickets et des interventions de premier diagnostic ;
o Élaboration de la stratégie immobilière et de ses différentes études internes ou externes et élaboration des études de faisabilité
       
3 / Conseil et expertise auprès la direction générale dans les domaines d’activités de la cellule, en lien avec la cheffe de service

– Piloter la définition de la politique immobilière de l’établissement et contribuer à sa mise en œuvre, en mobilisant les compétences et expertises de la cellule et le cas échéant du service : 
o Conduire la réflexion et les études (internes / externes) en matière d’évolution du patrimoine et de politique immobilière ; 
o Conduire ou participer aux études en lien avec la stratégie immobilière, d’exploitation maintenance, de GER et à sa déclinaison 
o Piloter l’élaboration du Schéma Pluriannel de Stratégie Immobilière (PM 2027-2031), le suivi de sa mise en œuvre et ses bilans
– Conduire et /ou contribuer à la réflexion autour de l’élaboration du Contrat d’Objectifs et de Performance de l’établissement puis aux actions permettant sa mise en œuvre (volet immobilier) 
– Être référent.e en termes de gestion du patrimoine pour la Direction de l’établissement et la Direction de l’immobilier de l’Etat (aspects fonciers, fiscaux, lien avec les partenaires extérieurs, réglementation…) 
– Assurer une veille active dans les domaines d’activité de la cellule notamment sur les évolutions législatives, les opportunités de financement …

4/ Contribution en tant qu’adjoint au bon fonctionnement global du service et notamment

– Assurer la suppléance de la cheffe de service en cas de nécessité (responsabilité RH et  responsabilité financière du service (pm 4M€ de fonctionnement et 5M€ d’investissement/an en moyenne))
– Participer à l’amélioration continue des processus, en impliquant l’équipe et les partenaires (process internes au service ou en interfaces avec les autres services de l’établissement) 
– Participer aux différentes instances de l’établissement ou hors établissement dans le domaine d’activités du service, représenter l’établissement et/ou le service le cas échéant.